Les logiciels en ligne pour les associations

La tendance est aux logiciels en ligne ! Effectivement, l’utilisation des outils collaboratifs s’est fortement développée entre 2013 (22%) et 2016 (43%) (Solidatech).

Adoptés tout d’abord par les grandes entreprises puis par la majorité des organisations à but lucratif, les associations commencent, elles aussi, à adopter cet outil pour améliorer leurs performances.

Mais qu’est-ce que le logiciel en ligne ?

Contrairement aux logiciels traditionnels, qui s’installent sur un ordinateur, les logiciels en ligne, eux, s’exécutent directement sur internet. Ils sont la solution ultime pour travailler en collaboration avec vos adhérents et administrateurs.

Si vous hésitez à adopter cet outil pour votre association, en voici les avantages.

1. Les logiciels en ligne, flexibilité et adaptation

Les logiciels en ligne adaptent leurs prix en fonction de la taille de votre association et des fonctionnalités nécessaires à celle-ci.

Si votre association se développe, votre abonnement augmente mais vos ressources aussi.

En cas de difficultés, les prix s’adaptent également.

2. La simplicité des logiciels en ligne

Les logiciels en ligne dépendent uniquement d’une bonne connexion internet. Aucune installation n’est nécessaire, l’utilisation est instantanée.

Que vous utilisiez un ordinateur, un smartphone ou une tablette, si votre connexion internet fonctionne, vous pouvez accéder à vos logiciels en ligne où que vous soyez.

Plus besoin non plus de se charger de mises à jour ou de maintenance comme pour des logiciels traditionnels, c’est l’éditeur du logiciel qui s’en charge !

3. Les logiciels en ligne : le nouvel outil collaboratif

Les bénévoles de votre organisation vont pouvoir travailler à plusieurs sur le même logiciel. Chaque collaborateur est intégré et peut intervenir en direct, simultanément avec les autres membres.

4. Le coût des logiciels en ligne

En ce qui s’agit du coût de la plupart des logiciels en ligne, celui-ci est généralement à régler mensuellement.

A l’inverse, un logiciel traditionnel se paye en une fois mais représente une sortie d’argent conséquente sous forme de licence (limitée à un nombre d’utilisateurs, ou dans le temps).

Ce n’est pas le cas d’un logiciel en ligne qui, via des mises à jour régulières gérées par votre prestataire, évolue sans que votre abonnement augmente.

5. La sécurité des logiciels en ligne

Avec un logiciel en ligne, vos données sont en sécurité.

En cas de perte ou de casse de votre ordinateur par exemple, rien n’est perdu et vous avez toujours accès à votre logiciel de tout autre appareil et de tout autre endroit, tout est sauvegardé.

Quant au prestataire, si lui-même subit un dommage, il est chargé d’assurer vos données.

En cas de faillite de l’éditeur de votre logiciel en ligne, vous avez toujours la possibilité d’exporter toutes vos données sous un format universel (excel, csv…). Pratique, non ?

Maintenant que nous avons parcouru les principaux avantages des logiciels en ligne, en voici quelques-uns qui peuvent être particulièrement bénéfiques à votre association !

I – Google pour les Associations (GFNP: Google For Non Profits)

Depuis le 13 novembre 2014, les associations loi 1901 à but non lucratif et fondations reconnues d’utilité publique peuvent bénéficier de ce programme qui offre un accès gratuit aux outils Google.

Google for Nonprofits fournit aux organisations à but non lucratif des outils gratuits leur permettant de travailler plus rapidement et efficacement et de toucher un public plus large.

Les organisations qui demandent à y accéder sont soigneusement sélectionnées pour assurer la conformité aux directives d’admissibilité de Google. Une fois approuvées pour le programme, ces associations peuvent s’inscrire à toutes les offres de produits disponibles tels que :

• G Suite pour les associations (anciennement Google Apps pour les associations)  qui est un accès à une gamme d’outils professionnels, de la messagerie Gmail à Google Doc, permettant d’optimiser ses coûts et de faciliter la collaboration au sein de votre structure;
• Google Maps pour les associations;
• YouTube pour les associations qui offre des fonctionnalités haut de gamme et permet de tirer le meilleur parti d’une chaîne YouTube;
• Google Ad Grants pour les associations qui offre jusqu’à 10.000 US$ par mois octroyés en publicité dans l’objectif de mobiliser davantage de soutien.

– G Suite for Nonprofits

G Suite propose à votre association différents services à utiliser gratuitement : Gmail, Google Agenda, Google Docs et Google Drive.

1. Gmail fait partie des nombreux outils G Suite mis à la disposition des associations. C’est un système de messagerie intuitif, gratuit, accessible à partir de tous vos appareils et qui s’accompagne de très nombreuses fonctionnalités.

Gmail vous donne également accès à de nombreuses applications tel que Hangouts qui vous permettra de passer des appels audios et vidéos à plusieurs.

1. Organisez vos journées grâce à Google Agenda. Il vous permet de planifier vos évènements mais en plus de les partager avec vos contacts et vos adhérents.

1. Communiquez plus efficacement avec vos adhérents, collaborez à n’importe quel moment et n’importe où, restez facilement en contact et protégez les données de l’organisme en toutes circonstances, tout cela avec un seul outil : Google Drive.

Google Drive vous permet d’accéder à tous vos fichiers, il est doté d’un espace de stockage gratuit et sécurisé.

Google Docs étant complémentaire à Google Drive vous avez la possibilité de créer des documents (traitement de texte), des feuilles de calculs (création de tableaux), des présentations (diaporama). Les membres de l’organisme peuvent accéder à ces fichiers : les modifier et travailler à plusieurs dessus.

Google Drive vous permet d’accéder à vos fichier à distance quelque soit l’appareil : téléphone portable, ordinateur, tablette. Lors de vos déplacements plus besoin de se balader avec un stockage externe : clé USB, disque dur, etc. Tous vos fichiers vous sont accessibles et disponibles sur le web en toute sécurité.

– Ad Grants

Il s’agit de la version d’Adwords destinée aux organismes à but non lucratif.

Concrètement Google offre un budget mensuel de 10.000$ aux associations afin qu’elles fassent de la publicité sur Google. Cela représente un budget journalier d’environ 329 dollars.

Google Ad Grants est destiné aux associations loi de 1901.

L’intérêt pour votre association est d’être classée le plus haut possible sur Google car de nombreuses études montrent que les internautes cliquent en général sur les 3 premiers liens qui apparaissent.

Donc la publicité payante sur Google représente le moyen le plus rapide et le plus facile de faire connaître votre association et donc d’attirer potentiellement plus de donateurs ou adhérents.

– YouTube for Nonprofits

YouTube for Nonprofits donne accès à des fonctionnalités et services spéciaux pour aider les associations à faire connaître leur cause et leur histoire par le biais de vidéos.

Les associations ont accès à toutes les fonctionnalités standard dont disposent les créateurs de chaînes, pour les aider à personnaliser leur chaîne et à mobiliser du soutien pour leur association. Cependant, elles peuvent activer d’autres fonctionnalités d’appel à l’action. Vous pouvez par exemple ajouter des Call-To-Action sur vos vidéos pour permettre aux spectateurs d’accéder à votre site, d’effectuer un don, ou d’en savoir plus sur votre organisation…

– Google Maps

Google Maps est un service de cartographie en ligne. Il est disponible sur ordinateur, sur tablette et sur smartphone et permet, à partir de l’échelle mondiale, de zoomer jusqu’à l’échelle d’une habitation.

Malheureusement, depuis juillet 2018, Google Maps est devenu payant pour les professionnels.

Mais bonne nouvelle ! Google a annoncé offrir un quota mensuel gratuit de 200 $.

Ce crédit mensuel de 200$ équivaut à:

• Un nombre illimité de chargements de cartes dynamiques sur mobile;
• Un nombre illimité de chargements de cartes statiques sur mobile;
• 100 000 chargements Web de cartes statiques;
• 28 500 chargements Web de cartes dynamiques;
• 25 000 chargements Web de cartes Street View statiques…

Pourquoi utiliser google maps pour votre association ?

• Pour augmenter la visibilité de votre association gratuitement auprès d’un public proche géographiquement;
• Pour créer votre propre fiche Google afin que votre association apparaisse dans les résultats de l’utilisateur quand celui-ci recherche un établissement comme le votre sur Google et sur Google Maps. (horaires, photos, numéro …)

II – Office 365

Office 365 est la nouvelle version, accessible en ligne, de la suite Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, … Vous avez accès à toutes ces applications gratuitement grâce au programme pour les associations à but non lucratif, et vous pourrez en faire profiter tous vos membres.

III – Trello

Trello est un outil de gestion de projet en ligne. C’est un outil en ligne gratuit : rien à installer, rien à télécharger. Il faut simplement créer un compte pour accéder à son interface.

Trello est un moyen d’organiser l’ensemble des tâches pour vos différents projets. Pour chaque tâche vous créez des « cartes » et indiquez les membres de l’équipe qui s’en chargeront, une date d’échéance, des fichiers, des checklists… et chacun déplace ses cartes en fonction de l’avancement de ses tâches. Les membres de l’association peuvent interagir très facilement et vous pourrez garder un œil sur leur avancement. Il ne faut pas oublier d’archiver ses tâches, une fois finies.

Trello a également une application mobile. Indispensable comme outil de gestion de projet, elle permet de recevoir des notifications sur son portable dès qu’un collaborateur ajoute ou commente une tâche.

IV – Slack

Slack est une plateforme collaborative qui peut être utilisée sur le web, sur votre bureau comme application ou encore sur un mobile. Inspiré des réseaux sociaux, c’est un outil vous permettant de travailler et de discuter ensemble, comme sur un forum, en groupe et en temps réel, depuis votre téléphone ou votre ordinateur.

Slack est un logiciel freemium, c’est-à-dire avec une version gratuite et une version payante (comprenant des tarifs préférentiels pour les associations).

Le but de cette application est de mettre en avant l’immédiateté, la collaboration en temps réel via un canal qui soit le plus complet possible et ergonomique avec un maximum de fonctionnalités. Slack permet donc de réduire les flux d’e-mails, d’échanger des fichiers, d’envoyer des messages chat, de passer des appels aussi bien téléphonique que vidéo, de partager son écran… Tout cela avec un unique outil qu’est Slack.

V – Doodle

Doodle est un système de planification qui peut être utilisé dans le cadre professionnel, amical ou associatif pour prévoir et coordonner une réunion. Ce service en ligne gratuit est simple d’utilisation, et ne demande aucune inscription au préalable.

Doodle peut être utilisé par exemple pour :

• planifier une soirée avec des copains;
• organiser une rencontre de travail avec des collègues;
• regrouper des bénévoles pour une réunion;
• choisir une date d’assemblée qui convienne à tous les membres de l’association;
• De façon générale, bloquer une date en commun en tenant compte des emplois du temps de tout le monde !

En tant qu’organisateur de la réunion sur Doodle, vous proposez des créneaux (jour ou heure ou les deux) puis vous demandez à vos invités de cocher leur(s) disponibilité(s). En un coup d’oeil, chacun pourra voir quelle est la tendance qui se dessine et consulter les réponses des autres invités.

En tant que créateur de l’événement, vous recevez un mail récapitulatif, contenant un lien pour éditer votre formulaire et traiter les données.

VI – Canva

Canva est un logiciel qui vous permet de créer facilement et rapidement des visuels dignes d’un professionnel. Avec un visuel de qualité, vous pourrez accompagner vos textes et faire passer vos idées plus facilement.

Si vous êtes une association de 1901, Canva Premium est gratuit pour vous !

L’outil est également collaboratif : plusieurs utilisateurs peuvent travailler en simultané sur un même compte. Vous avez la possibilité de partager par e-mail votre création visuelle avec d’autres membres de votre association.

VII – AssoConnect

AssoConnect a été créé en 2011 et propose un logiciel tout-en-un pour toutes les associations : comptabilité, gestion des adhésions, collecte de paiements, dons et cotisations, site internet, emailing, billetterie. AssoConnect est accessible par abonnement mensuel à partir de 19€/mois.

AssoConnect met donc à disposition des associations un outil complet, simple et intuitif pour mener l’ensemble des activités associatives sur la durée comprenant plusieurs modules et leur permet également de gagner du temps dans leur gestion quotidienne pour leur permettre de concentrer toute leur énergie sur le développement de leur projet.

VIII – E-cotiz

E-cotiz est une start-up française. Elle se rémunère uniquement sur les frais de transaction. Elle propose aux associations un outil clé en main permettant de collecter les inscriptions et les cotisations directement en ligne pour faire gagner du temps aux bénévoles des associations.

Il suffit de télécharger les pièces, remplir les champs demandés et de s’acquitter du paiement avec sa carte bleue. Le règlement par chèque reste néanmoins généralement toujours possible directement auprès de l’association. La start-up se rémunère ensuite en prélevant un pourcentage sur la cotisation perçue (au maximum 9,95 euros HT)

IX – HelloAsso

HelloAsso est une start-up française créée en 2010 qui se concentre sur la collecte de paiements (adhésions, dons, événements) pour les associations. Mais pas uniquement ! En effet, la plateforme se veut être un partenaire de choix pour accompagner les associations dans leur transition numérique. Pour ce faire, HelloAsso met à leur disposition nombre d’outils numériques pour mobiliser leurs cibles et développer leurs projets.

Parce que la gestion d’une association n’est pas une tâche facile, HelloAsso participe à sa manière à sa pérennité en lui offrant les moyens de :

• Gérer simplement et rapidement les adhésions en ligne
• Collecter les cotisations des adhérents
• Financer les projets en mobilisant plus de contributeurs
• Organiser une campagne de collecte de dons
• Créer une billetterie en ligne pour optimiser les participations aux évènements
• Intégrer tous les formulaires sur le site internet : dons, adhésions et billetterie
• Inciter des proches à devenir collecteurs pour l’association

Pour rassurer les contributeurs, HelloAsso vérifie au préalable l’existence juridique de l’association avant son inscription sur le site.

La spécificité de HelloAsso, c’est sa gratuité. En effet, elle ne prélève aucune commission sur les sommes collectées. Au contraire, elle prend en charge les frais bancaires. Pour vivre, elle s’appuie entièrement sur les pourboires (non obligatoires et d’un montant non fixé) laissés par les contributeurs.

Par ailleurs, il n’y a ni frais d’installation, ni abonnement, ni limite de collecte, ni conditions ou engagements de quelque nature que ce soit.

X – VerticalSoft

VerticalSoft est un logiciel de gestion en ligne, tout-en-un, préconfiguré, qui permet aux associations et fondations de toutes tailles, de gérer et promouvoir toutes leurs activités depuis une interface simple et unique.

La plateforme est basée sur les applications cloud : Salesforce, Mailgun, Stripe et Quickbooks.

Avantages

• Tout-en-un
• Basé sur des technologies puissantes et robustes
• Blog d’actu sur le monde associatif

Inconvénients

• Le prix très élevé : à partir de 99€/mois
• Manque de fluidité avec l’intégration de différents outils
• S’appuie sur des logiciels non-européens plutôt orientés entreprises

XI – Salesforce

Salesforce est la plateforme n°1 au monde de solutions de gestion de la relation client (CRM).

Salesforce vous permet d’améliorer la collaboration interne notamment grâce au partage des infos en temps réels et à la collaboration des différents groupes. Il permet également la gestion des appels à dons, le bénévolat, les campagnes, les événements et autres fonctions traditionnelles de ces organisations.

Il fournit une plate-forme sécurisée basée sur le cloud qui optimise les processus internes et transforme la façon dont les associations gèrent leurs activités caritatives en réunissant des fonctionnalités qui permettent à votre personnel de présenter intuitivement des informations dans des tableaux de bord et des rapports.

Salesforce vous permet une vue dite 360 ° de tous vos contacts. Cela signifie que sous chaque donateur par exemple, vous pourrez visualiser un résumé de toutes vos interactions en un seul endroit centralisé, avec un accès facile aux détails si nécessaire. Vous pourrez connaître vos donateurs de façon plus approfondie afin de les solliciter au bon moment avec le bon message.

Salesforce vous permet d’afficher des rapports et des graphiques avec des données précises, prêtes pour le reporting, la gestion des performances ou le développement commercial. Toutes les données peuvent être manipulées ou extraites pour produire des graphiques sur un tableau de bord. Ces données peuvent également être nécessaires pour vos demandes de financement si vous cherchez le soutien d’une fondation ou d’un organisme publique.

A l’origine Salesforce reste un CRM pour les entreprises. Il est donc indispensable de le configurer pour répondre aux besoins des organisations caritatives.

La Fondation Salesforce offre aux associations la possibilité de demander 10 licences utilisateur gratuites et des réductions sur des licences utilisateur supplémentaires pour les employés, clients, partenaires ou bénévoles, avec des coûts allant jusqu’à 250 € par utilisateur et par an selon les niveau d’accès requis. Mais attention Salesforce doit être configuré, ce qui peut entraîner un coût de développement très élevé, en dizaine de milliers d’Euros chaque année.

BONUS – Pour les plus motivés : la gestion du Data Analytics

Le data analytics est une démarche qui consiste à analyser des données afin d’en tirer des conclusions.

En effet, si vous possédez un site internet et êtes présents sur des réseaux sociaux, analyser les performances de ceux-ci est un véritable plus. Cette analyse permettra de cibler les problèmes à régler et de cerner les pistes d’améliorations, celles-ci devenant ainsi limpides.

Google Analytics est LE principal service gratuit d’analyse d’audience d’un site web dans le monde. Il est facile de l’associer à votre site web. Les réseaux sociaux les plus populaires, comme Facebook, Twitter ou encore YouTube intègrent généralement directement au sein de leur plateforme un outil d’analyse de données. Ce sont donc des méthodes à adopter très facilement et rapidement !